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企业实施知识管理的步骤

Davenport和Prusak认为知识创造是公司为了增加知识库存,所采取的特定行动与计划;认为其目的在于增加知识库存。Nonaka提出5种适合组织创造知识的条件,分别是意图(Intention)、自主权(Autonomy)、波动/创造性混沌(Fluctuation/Chaos)、重复(Redundan-cy)、必备的多样才能(RequisiteVariety)。创造知识的方法主要包括达文波特提到的收购、融合、适应以及知识网络等。收购提供了获得某个组织知识的方法。此种方法的好处不仅是获取知识,若是组织要扩充生产线、多角化经营这都是最方便、快速的方法;但是收购的方式依然可能造成知识的流失,或对组织造成影响。融合为组织特意建立复杂与冲突的环境,使组织在混乱、冲撞的情境之下创造出新的工作模式。并在此模式下产生新知识。适应是指组织为了适应环境的变化,而努力适应环境并追求进步,使得环境变化的威胁成为知识创造的媒介。知识网络为组织内非正式的群体构成,即由共同志趣的人员组成团体,并在频繁的对话中创造新知。对于企业而言,整体产业内创造新知的手段,主要得依赖于融合、适应以及在行业内部建立知识网络等方式来实现,而收购往往因为行业的特殊性,其实施的可能性较低。为了实现企业竞争优势的提升,其有效的方式是在行业内实现有效的知识管理,来提升其新知识的创造能力。知识管理可以通过以下几个步骤实施。
 
第一步:认知

认知是企业实施知识管理的第一步,主要任务是统一企业对知识管理的认知,梳理知识管理对企业管理的意义,评估企业的知识管理现状。帮助企业认识是否需要知识管理,并确定知识管理实施的正确方向。主要工作包括:全面完整地认识知识管理,对企业中高层进行知识管理认知培训,特别是让企业高层认识知识管理:利用知识管理成熟度模型等评价工具多方位评估企业知识管理现状及通过调研分析企业管理的主要问题:评估知识管理为企业带来的长、短期效果,从而为是否推进知识管理实践提供决策支持;制定知识管理战略和推进方向等。

该阶段是企业接触知识管理的第一步,因此需要注意:企业文化和管理模式对知识管理采用何种实施方法有着决定性的作用,因此应特别注意不要忽略企业文化和管理现状;知识管理的推广需要企业流程、组织、绩效等管理机制的配合,同时也需要深入企业业务层,必须得到高层重视。并将知识管理提升到战略高度,才能保证知识管理在企业中顺利推进;由于知识管理需要长期推进;需要对知识管理的效益进行准确量化评估,才能转化为长期发展的动力。

第二步:规划

知识管理的推进是一项系统工程。在充分认知企业需求的基础上,详细规划也是确保知识管理实施效果的重要环节。本环节是通过对知识管理现状、知识类型的详细分析,并结合业务流程等多个角度,进行知识管理规划。在规划中,切记知识管理只是过程,而不能为了知识管理而进行知识管理,只有把知识管理充分融人企业管理之中,才能充分发挥知识管理的实施效果。主要工作包括:从战略、业务流程及岗位来进行知识管理规划;企业管理现状与知识管理发展的真实性分析;制定知识管理相关战略目标和实施策略,并对流程进行合理化改造;知识管理落地的需求分析及规划;在企业全面建立知识管理的理论基础。

规划阶段的难点主要包括:知识管理和企业战略目标与流程的结合;知识管理与其他管理制度如人力资源管理的结合及管理思想的转变;以知识管理思想为基础的业务流程的改造;知识管理的文化氛围的建立;知识管理规划与企业实际情况结合。建立适合企业自身特点的实践形式。

第三步:试点

此阶段是第二阶段的延续和实践,按照规划选取适当的部门和流程依照规划进行知识管理实践。并根据短期效果来评估知识管理规划,同时结合试点中出现的问题进行修正。

主要工作内容:每个企业都有不同的业务体系,包括生产、研发、销售等,各不同业务体系的任务特性均不相同,其完成任务所需要的知识亦有不同,因此需要根据不同业务体系的任务特性和知识应用特点.拟订最合适、成本最低的知识管理方法。这称为知识管理模式分析(KMPA)。另外,考虑到一种业务体系下有多方面的知识,如何识别关键知识,并判断关键知识的现状,进而在KM模式的指导下采取有针对性的提升行为。这可以称为知识管理策略规划(KSP)。所以,此阶段的重点是结合企业业务模式进行知识体系梳理,并对知识梳理结果进行分析,以确定知识管理具体策略和提升行为。

本阶段是知识管理从战略规划到落地实施的阶段。根据对企业试点部门的知识管理现状、需求和提升计划的分析。应该考虑引入支撑知识管理落地的知识管理IT系统。根据前几个阶段的规划和分析,选择适合企业的IT落地方法。如带知识管理功能的办公协同系统、知识管理系统、知识门户落地等。可以说,本阶段在知识管理系统实施中难度最大,需要建立强有力的项目保障团队。做好业务部门、咨询公司、系统开发商等多方面协调工作。其难点为:选择合适的部门进行试点;知识体系的建立及知识管理模式和策略分析;针对性地提升行动计划。

第四步:推广和支持

在试点阶段不断修正知识管理规划的基础上,知识管理将大规模在企业推广,以全面实现其价值。推广内容:知识管理试点部门的实践,在企业中其他部门的复制;知识管理全面融入企业业务流程和价值链;知识管理制度初步建立;知识管理系统的全面运用;实现社区、学习型组织、头脑风暴等知识管理提升计划的全面运行,并将其制度化。难点为:对推广造成的混乱进行控制和对知识管理实施的把握;知识管理融入业务流程和日常工作;文化、管理、技术的协调发展;知识管理对战略目标的支持:对诸如思想观念转变等人为因素的控制以及利益再分配;建立知识管理的有效激励机制和绩效体系。

第五步:制度化

制度化阶段既是知识管理项目实施的结束。又是企业知识管理的一个新开端,同时也是一个自我完善的过程。要完成这一阶段。企业必须重新定义战略,并进行组织构架及业务流程的重组,准确评估知识管理在企业中实现的价值。在本阶段,企业开始意识到知识管理是企业运作的一种战略,而且有必要成为企业综合运作机制的一部分,从而把知识管理全面融入企业战略、流程、组织、绩效等管理体系。在此基础上,知识管理将逐渐演变为企业核心竞争力的一部分,有力促进企业每一位员工的发展。其重点为:知识管理深入业务体系;知识管理的广义推广;知识管理提供战略支持:知识管理新实践的创新。其难点为:知识管理深入业务体系的流程调整;知识管理思想推广到其他管理体系中;知识管理文化氛围的建立;知识管理新实践和方法的创新。

四、结论

通过对国外知识管理的文献回顾,结合国内知识管理的应用现状,可以预见知识管理将逐渐成长为一种管理思想,进而形成一种管理标准,如同质量管理、流程管理一样,将成为体现企业核心能力的关键要素。因此,企业成功实施知识管理对企业核心竞争的增强和企业的长久发展将具有重大的意义。随着中国企业生存状态和发展水平的不断提升,以及参与国际竞争的不断深入。如何加强企业知识管理,用好、留住现有知识并不断创造出新的知识,关系到企业的兴衰成败。总之,在知识经济条件下,知识管理是企业实现可持续发展的必然要求。通过树立现代管理理念。建立知识管理信息系统,构建知识共享型企业文化,实施全面创新管理,对员工进行有效激励等措施,可以提升企业的竞争力,实现企业价值增值的目的。当然,知识管理还是一个正在茁壮成长的新事物,企业要完全认识并驾轻就熟地运用它,还需要一个比较长期的过程。但是,只要企业认识到位并做出坚持不懈的努力。知识管理一定能够快速推进,促进企业发展。

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