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协同办公软件之内容管理

e-Document知识管理涵盖了内容的创建、组织、审批、发布、归档和共享。并通过与和丰协同商务系统(Hufung)其他组件的结合,进行“协同化”的知识管理。它的具体功能包括:
*创建和存储各种类型的文档
利用知识文档管理模块(e-Document)用户可以创建任何类型的文档,并以数字的形式存放于中央数据库,可以被存储的文档包括:word,excel,PPT文档,HTML文档,PDF文档,电子邮件,扫描的文档或图片(原始凭证,发票,合同,传真等)。
*建立规范化的文档结构
e-Document采用中央数据库,所有应用和数据集成在一个信息管理平台之上,并以统一的用户界面提供给用户。
e-Document提供完整及可自定义的文档目录及其属性。通过e-Document,企业的所有结构化和非结构化的文档都将得到有序的管理。
*以各种形式发布文档
可以选择将文档保存在相应的目录下,或者以标题/主页形式发布到内部或者外部网站上,或者发布到特定的知识门户中去。
*设置信息的共享属性
对内容共享属性的设置提供多种方式以满足企业需求:可设置文档级别的共享、也可设置目录级别或门户级别的共享;可设置单一层次的共享,也可设置多层次的共享(例如对共享给某个部门的文档目录,再设置其中某些具体文档的共享属性)
*建立并维护内外网站
通过e-Document可以非常方便地建立并维护企业的内外网站。所需做的只是完成页面的定制,发布含有链接的文字和图片。e-Document和知识门户相结合,可以让用户只需稍许设置就可以建立多个站点及这些站点的形式和发布的内容,每个站点对应一个目标访问组,这些目标访问组只能访问自己相关的站点。
*信息审批和流转
结合工作协同办公,完成信息的审批或流转,例如合同、方案书、项目书、计划表、单据的流转,或者需要发布在网站上的新闻。所有的流程根据预先的设定自动完成,并且历史版本及更改历程都能保存在系统中以供查阅。
*信息重分布
随着知识的扩充和结构的变化,可能需要对信息当前的分布进行重新调整。e-Document使用户只需要选择信息的源存放和目标存放,以及需要复制或移动的信息就可完成对信息的重分布。
*信息的网状体系
e-Document对内容的管理是基于企业知识信息网状体系建立。这意味着所有的知识信息都不是孤立存在的,e-Document将所有与其相关的实体集成,并在彼此之间建立多种链接关系而形成一张信息网。不管这张网上的信息来源何处,也不管它的形式是什么,用户只要找到网上的任意一个信息点,就可以迅速地把整张信息网提取出来。

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