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中电投协同办公案例

醒目,这也正是本文的主角。
走进中电投的旋转门,前台小姐上来询问并登记访客。
等待之际,笔者闲来一瞟,前台电脑屏幕上的一个红色小标吸引了目光--Hufung。
中电投总部百十来号人,分散在10多层的大楼里,彼此见面靠电梯,但沟通并不需要这么麻烦,中电投Hufung协同办公系统全部搞定。这不,从一进门就能寻到Hufung的影子。
"上班一来,电脑一开,上网查资料之前先上Hufung上瞧瞧,这几乎成为了每个人的工作习惯。"中电投信息化高级主管宋怡强一边说着,一边带着笔者走进了他的办公室。
宋主管随手打开了笔记本电脑,熟练的输入了帐户和密码,开始讲述中电投与协同办公系统的默契配合。

协同软件易用吗?
中国电力投资集团下属13个子公司,每个子公司又平均管控10多个基层电厂,这样一来,上百家大大小小的企业都有可能与集团总部发生业务往来。"这么多下属企业和电厂,我们不可能一一去企业看,要想详细的了解的各单位的运转情况,确实有难度。"这可给中电投信息化高级主管宋怡强出了难题,琢磨来琢磨去,发现要想编好这只"沟通网"得找个帮手。有了这个想法,宋主管整日开始网上搜索信息。最终,一则广告锁住了他的目光,用友和丰Hufung协同管理软件闯进了中电投办公自动化系统的候选名单中。
"去打个电话问问,用友和丰的Hufung产品怎么样?看看能不能满足我们的要求?"宋主管一声令下,信息中心的工作人员拨通了用友和丰的咨询专线。
得知有购买意向的客户主动打电话咨询,用友和丰京津大区行业部的销售总监尹红旗自然兴奋,但当他真正与中电投宋怡强面对面之后,情况并不乐观,合作的前景似乎很渺茫。
用友和丰Hufung协同管理软件为产品化交付,而中电投的需求复杂而精细,要想实现合作,非得定制开发。如此一来,合作陷入了僵局。
公平竞争,投标见分晓。2005年10月,5家协同OA厂商同场竞技。用友和丰准备了1个小时的产品介绍,中电投却只给了15分钟。产品说明,成功案例展示,中电投项目分析,投标在紧张的进行着。"如果5分钟内,中电投的员工不能学会使用Hufung来安排一项工作,我们的产品免费给您使用。"当只剩下1分钟的时候,用友和丰以一句出人意料的结语一举中标。
合作由此开始。双方经过协商,Hufung在产品基础上进行小部分的定制开发以满足中电投的大部分需求。
 
协同软件可靠吗?
如今,中电投使用Hufung已近两年了。每当中电投宋主管与用友和丰销售人员谈到Hufung时,总会说起刚试用时那一段趣闻。
那时,Hufung刚刚实施完毕,正在中电投集团总部试用。集团员工小李心想,据说Hufung系统通过自定义流程,还能给老板发协同,反正也是试用,何不试试看。新建事项,设定流程,发送,2分钟内,小李给老板的一份协同就这样传送出去。
"Hufung系统您有新消息",中电投宋主管的电脑上闪现出了这样一行提示,点开一看,总感到莫名其妙,不仅感慨"这Hufung也太透明了,普通员工平时肯定不敢给我打电话,可这协同可是谁都可以法啊!"。
当然,这种情况只会出现在试用阶段,正式使用后,发送者都将是实名制,估计员工也不会冒着被炒鱿鱼的风险来开等玩笑。但笑谈过后,却留下了很多思考。
其实,在企业中,尤其是庞大的集团企业,上下级之间的沟通和交流几乎没有,部门多,职位层级多,即使好学上进的员工,打算建言献策,也苦于没有渠道。Hufung协同管理系统的启用提供了一种在线交流的方式。在Hufung平台上,柔性流程的设定,可以将文档发往预期的接受者那里,不受时间、空间的限制。同时,协同发送后,发送者还可以继续跟踪接受者的处理情况。如果对方没有及时反馈,Hufung的催办功能能够再次提醒信息接受者,因此,不用担心错过任何重要信息。
 
透明度高,可视化流程等特点也正是中电投与Hufung结缘的关键因素之一。中电投在全国均设有分支机构,将这些分散的信息整合,实现统一管理,构建完整的沟通体系,是中电投的管理层一直努力追求的目标。Hufung进驻中电投之后,打通了地域的限制,实现了跨时空的信息交流。分支机构作为集团总部的一个虚拟部门出现在Hufung系统中,只要登录中电投集团协同管理系统,就能够进入Hufung信息平台上,在这里就可以接收、发送协同信息,查看文件和公告等。
原来总是担心发邮件会丢失,QQ留言会看不到,但在Hufung平台中,只要设定好流程,一个协同发出去,就放心等回复吧,信息100%"丢"不了。这可是省了不少事儿,长途电话费省了,丢失电子邮件的机率小了,打印机和传真机也可以暂时下岗了,Hufung一揽子都干了,而且信息无衰竭,保证传到位。

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